第１条　この規程は、学校法人多摩美術大学（以下「本学」という。）における文書取扱いの正確、迅速かつ円滑を期し、もって事務能率の向上を図ることを目的と　　　　　する。

第２条　この規程において文書とは、その内容が本学の業務にかかわるもので次号に掲げるものをいう。

　　　　　（７）図書、図面、写真及びフィルム（図書館管理のものを除く。）

第３条　重要または複雑な事柄に関しては、原則として文書によって行うものとする。

　　　２　文書事務は、正確かつ迅速に取扱い責任をもってこれを処理しなければならない。

第４条　文書は常に丁寧に取扱うとともに、その受渡しを確実に行い汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

　　　２　秘密を要する文書には秘印を押し、特に注意をはらって取扱わねばならない。

　　　　　（１）文書は、口語体によりできるだけ平易、簡潔に表現すること。

　　　　　（２）字体は、原則としてかい書を用い、明瞭に記載すること。

　　　　　（３）かなは、平がなで、現代かなづかいを用い、漢字は当用漢字を用いること。

第６条　文書管理を担当する部署は総務部総務課（以下「総務課」という。）とする。

第７条　総務部長を総括責任者（以下「文書管理責任者」という。）とし、総務課長を文書取扱責任者（以下「文書管理者」という。）とする。

第８条　各部課に文書取扱担当者を置く。文書取扱担当者は、その部課における文書の受発送、整理、保管などに当たる。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　２　各部署の長は、前項の文書取扱担当者を定め、総務課に届出るものとする。変更があった場合は、すみやかにその旨を届出るものとする。

第９条　到着文書は、内容により公文書、一般文書、特殊郵便とに分け、次のように定義する。

　　　　　（１）公的な機関または公職名で発信された職名者宛の文書及び公務上重要と認め、権利の得喪、変更に重大な影響をおよぼす内容の文書を公文書と　　　　　　　　する。

　　　　　（２）各部課宛のもの及び個人宛のもので、前号に該当しない文書は一般文書とする。

　　　　　（３）書留郵便物及び金券類添付文書並びに小包等は特殊郵便物とする。

第１０条　本学に到達した文書は、すべて総務課において受付する。ただし、入学願書等校務に関する特別な文書については関係部署において受付することができる。

第１１条　文書を収受したときは、総務課において開封点検し、課別に分類のうえ当該文書に受付印（様式１号）を押印し、公文書については公文書の受付簿（様式第２号）一般文書については一般文書受付簿（様式第３号）（以下「受付簿」という。）に所定の事項を記入しなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、受付簿に記入を省略することができる。

　　　２　前項の文書に現金、郵券その他有価証券等が付されている場合は、特殊郵便物受付簿（様式第４号）に所定の事項を記入し、経理部経理課に配布しなければならない。

　　　３　前２項の規定にかかわらず、親展、秘密を要する特定の文書は、封緘のまま名宛人に配布する。ただし、名宛人においてこれを受信簿に記入の必要を認めたときは、総務課に回付する。

第１２条　前条の手続を経た文書は、文書管理者の点検をうけたうえ、該当課に配布し、該当課は上司の判断を必要とするものについては、あらかじめその意見を聞い　　　　　たうえで起草、供覧、合議等の措置をしなければならない。

第１３条　決裁を要する文書の起案は、稟議書（回議書）によるものとする。

　　　３　起案文書には、案件の概要及び処理理由を明らかにした説明を案文の前に記入しなければならない。

　　　４　起案文書には、必要に応じて説明資料又は関係資料を添付するものとする。

　　　５　起案者が起案文書を訂正したときは、その箇所に押印しなければならない。

第１４条　学外文書の発信者名は、その内容に応じ理事長名、学長名、学園長名、法人名を用いる。ただし、各局部長の委任事項その他軽易な事項については、局部長または部名を用いる。

　　　３　学内文書の発信者名及び宛名は、原則として職名またはこれに準ずる部課名を用いる。

　　　４　宛名の敬称は、職名には「殿」を、団体及び機関名には「御中」を用いる。宛名の名称は、完全に記載し、略称は用いない。

第１５条　起案文書は、別に定めるところにより、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。

　　　２　起案文書は、起案者が必要事項を記入のうえ、所属の上司の承認を受けたのち総務部に回付し決裁を受けるものとする。ただし、合議を必要とする文書は合議に付したのち総務課に回付するものとする。

　　　３　軽易な起案文書については当該部長の承認だけで差し支えない。

第１６条　起案文書に違式、あやまり、脱字又は用語上不適当なものがあるときは、文書管理者において適宜処理するものとする。

　　　２　起案文書の内容に重要な変更を加える必要があるときは、文書管理者において起案者の上司と協議のうえ、適宜処理するものとする。ただし、合議者が文書の訂正を必要とすると認めたときは、起案者の上司と協議する。

第１７条　機密又は特に緊急を要する起案文書については、起案者が持ち回りをして決裁を受けることができる。

第１８条　起案文書で決裁を受けたものは、総務課において稟議書の決裁欄に決裁年月日、文書記号及び文書番号を記入し、決裁文書処理簿（様式第５号）に記入したのち起案部署に返付するものとする。

第１９条　発送文書の発送は総務課において行う。ただし、次の各号に掲げるものは事前に総務課の承認を得て当該事務主管の部署において行うことができる。

第２０条　発送する文書には、別に定める公印取扱規程の定める区分により押印するものとする。

第２１条　公文書発送簿（様式第６号）には、発送する文書の文書記号、文書番号及び所定の事項を記入し、速やかに発送するものとする。

　　　２　前項の場合、同一内容の文書で名宛人が複数のときは、同一文書番号とする。

第２２条　決裁済、供覧済の文書及び発送終了により処理が完結した文書は、総務課にお　いてそれぞれの決裁文書綴に完結年月日を記入し、文書記号別かつ文書番号順に整理し決裁文書綴に綴り込むものとする。

第２３条　重要な議事録、職員の人事記録、在学証明、成績原簿、卒業生原簿、資産に関する主要文書その他法令上特に保存を必要とする重要文書は、安全な場所に保管しなければならない。

第２４条　処理未了の文書は、常に一定の容器に収めて散逸を防ぎ、処理の敏速を期するとともにその経過を明らかにしておかなければならない。

第２５条　処理の済んだ文書は、未了文書と区別して主管部課毎に、一定の場所に一括保管し、索引を附し、容易に索出し得るように保管しておかなければならない。

第２６条　文書の保存については、別に定める文書保存規程により処理するものとする。

第２７条　理事長はこの規程の施行について必要と認めるときは、細則を制定することができる。　